ระดับของสารสนเทศ
ระดับของสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน สามารถแบ่งตามจำนวนคนที่ใช้ข้อมูลและสารสนเทศร่วมกันได้ 3 ระดับ ดังนี้
1. ระดับบุคคล เป็นระบบสารสนเทศที่เสริมประสิทธิภาพในการทำงานและเพิ่มผลงานให้บุคลากรแต่ละคนในองค์กร ด้วยวิธีการต่าง ๆ ดังนี้
1.1 จัดหาอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูงในการจัดการสารสนเทศของหน่วยงานหรือองค์กรให้แก่บุคลากรได้ใช้งาน โดยเฉพาะอุปกรณ์ที่สามารถเก็บข้อมูลได้จำนวนมาก เรียกค้นข้อมูลมาใช้สะดวก รวดเร็ว เช่น ฮาร์ดิสก์ที่มีความจุข้อมูลมาก ซีพียูมีประสิทธิภาพสูง ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง เป็นต้น
1.2 จัดหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ ๆ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมตารางทำงาน โปรแกรมช่วยทำหนังสือเวียน โปรแกรมช่วยจัดการฐานข้อมูล หรือพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์โปรแกรมเดิมให้มีประสิทธิภาพในการจัดการสารสนเทศมากขึ้น
1.3 จัดระบบความปลอดภัยในการใช้คอมพิวเตอร์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยใช้รหัสผ่าน (Password) แก่บุคคลแต่ละคน เพื่อเข้าสู่การจัดการสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นความลับของหน่วยงานหรือองค์กร และควรติดตั้งโปรแกรมกำจัดไวรัสคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจติดมาจากการดาวน์โหลดข้อมูลผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือมาจากการปิดแผ่นบันทึก แผ่นซีดี แผ่นดีวีดีและหน่วยความจำแบบแฟลชไว้ในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง พร้อมกับปรับปรุงโปรแกรมกำจัดไวรัสคอมพิวเตอร์ให้ทันสมัยอยู่เสมอ
1.4 ฝึกอบรมบุคลากรในหน่วยงานหรือองค์กรให้มีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถใช้อุปกรณ์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ ๆ ได้อย่างถูกต้อง และฝึกอบรมเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสารสนเทศให้เป็นระเบียบ สะดวกต่อการค้นหาและนำมาใช้งาน
2. ระดับกลุ่ม เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลให้ทำงานร่วมกันได้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้ทรัพยากรข้อมูล และอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน ด้วยวิธีการต่างๆ ดังนี้
2.1 การนำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมต่อกันเป็นเครือข่ายท้องถิ่นหรือเครือข่ายแลน (Local Area Network : LAN) เพื่อให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของเครื่องคอมพิวเตอร์ฮาร์ดดิสก์ และเครื่องพิมพ์ร่วมกัน ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในหน่วยงานจะบรรจุไว้ในคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกลางที่เรียกว่า เครื่องบริการแฟ้ม ถ้ามีคนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้ ผู้ใช้ผู้อื่นที่อยู่บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์นี้ก็จะได้รับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วทันที
2.2 การเสนอขายสินค้าผ่านทางสื่อโทรศัพท์และเว็บไซต์ในอินเทอร์เน็ต โดยบุคลากรในกลุ่มอาจมีอยู่หลายคน และใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลกลางของลูกค้าร่วมกัน กล่าวคือ มีข้อมูลลูกค้าที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ถ้าพนักงานในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งไม่มาทำงาน พนักงานคนอื่น ๆ ก็สามารถติดต่อประสานงานและบริการลูกค้าหรือเสนอขายสินค้าแทนกันได้ ทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปโดยไม่หยุดชะงัก ซึ่งมีส่วนขยายในการยกระดับการบริการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ถือเป็นกลยุทธ์ทางด้านการขายอย่างหนึ่ง
2.3 การสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมลล์ (E-mail) การประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ หรือประชุมผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต กล้องวีดิทัศน์ จอภาพ และเครื่องฉายที่เรียกว่า วิดีโอคอนเฟอเรนท์ ซึ่งสามารถประชุมปรึกษากันได้ แม้อยู่ต่างสถานที่กัน จึงช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อประสานงาน
3. ระดับองค์กร เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม ซึ่งเป็นการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายหน่วยงาน หลายแผนก หลายฝ่าย ด้วยการส่งผ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องถึงกัน จากหน่วยงานหนึ่งข้ามไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง ด้วยคอมพิวเตอร์ของแต่ละหน่วยงาน
ตัวอย่างระบบสารสนเทศที่พบเห็นในระดับองค์กร เช่น การประสานงานเพื่อการสร้างรายได้ให้กับฝ่ายการเงิน ซึ่งแต่ละฝ่ายจะมีระบบข้อมูลหรือระบบคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการปฏิบัติการของฝ่ายและมีระบบการสื่อสารหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างฝ่ายซึ่งส่งผลให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงธุรกิจ สร้างผลกำไร กระตุ้นยอดขายสินค้า และเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ หากมีจำนวนผู้ใช้ข้อมูลสารสนเทศและเครื่องคอมพิวเตอร์จำนวนมาก ควรใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เช่น ไมโครซอฟต์แอกเซส (Microsoft Access) ซึ่งสามารถช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ความรู้เพิ่มเติม
ไวรัสคอมพิวเตอร์ คืออะไร
ไวรัสคอมพิวเตอร์ คือ โปรแกรมชนิดหนึ่งที่มีความสามารถทำสำเนาตัวเองเข้าไปติดอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ และแทรกเข้าไปในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ ได้โดยไวรัสคอมพิวเตอร์นี้อาจทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานติดขัดหรือทำงานไม่ได้
